مدیریت قرارداد

مقاله در مورد مبانی مدیریت قرارداد

0

مدیریت قرارداد ها نوعی مدیریت نادیده گرفته است. مدیران به طور مکرر با کارکنان تعامل می کنند و برخی از این بحث ها و موقعیت ها به طور طبیعی مربوط به جبران خسارت است. برخی از این مکالمات با مد یر یت قر ا ر داد سروکار دارند. در موارد دیگر ، مشاغل باید با سایر مشاغل قراردادهای قرارداد را مدیریت کنند. در مورد زیاد صحبت نمی شود ، اما مدیریت قرارداد موضوع مهمی در تجارت است. اگر از نحوه عملکرد فرآیند مد یر یت قر ا ر داد مطمئن نیستید ، درک اصول آن مهم است. 

مدیریت قرارداد یک کتابچه راهنمای کاربر است که یک شرکت یا سازمان به صورت داخلی یا خارجی منتشر می کند تا نحوه مد یر یت قر ار دادهای خود را توضیح دهد.

مد یر یت قر ا ر داد فرآیند مدیریت ایجاد ، اجرای و تحلیل قرارداد برای به حداکثر رساندن عملکرد عملیاتی و مالی در یک سازمان است ، همگی ضمن کاهش ریسک مالی. سازمان ها با فشار فزاینده ای برای کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد شرکت روبرو می شوند. ثابت می شود که مدیریت قرارداد یک عنصر بسیار وقت گیر در تجارت است ، که نیاز به یک سیستم مدیریت مؤثر و خودکار قرارداد را تسهیل می کند.

هنگامی که دو شرکت مایل به انجام کار با یکدیگر هستند ، یک قرارداد فعالیتهای انجام شده توسط هر دو سازمان را مشخص می کند و شرایطی را که از طریق آنها قسمت های مختلف توافق نامه را انجام می دهد. به دلیل تأکید بر درآمد و هزینه ها ، قراردادها به روشی بسیار بزرگ بر سودآوری تجارت تأثیر می گذارند.

هنگامی که یک قرارداد ضعیف است ، یک سازمان ممکن است هزاران دلار بی شماری را بخاطر یک تکنیکال ساده از دست بدهد که فاقد منابع لازم برای شناسایی باشد. مدیریت مؤثر قرارداد در نهایت می تواند یک رابطه تجاری قدرتمند ایجاد کند و راه را برای سودآوری بیشتر در درازمدت هموار کند ، اما تنها در صورت مدیریت صحیح. ایده خوبی است که یک بخش حقوقی یا یک وکیل را در بحث های مدیریت قرارداد بگنجانید. صورت بندی دقیق قراردادها برای مد یر یت قر ا ر دادها بسیار مهم است.

مد یر یت قر ا ر داد همچنین برای مد یر یت قر ا ر دادهای مختلف با فریلنسرها یا کارمندان صدق می کند. این موارد گاه نیاز به مدیریت و تغییراتی دارد که به هر دو طرف کمک می کند.

به طور کلی ، مدیریت قرارداد شامل چند مرحله اساسی است. مراحل اولیه یا مرحله قبل از اعطای جایزه وجود دارد. این تمام کارهایی است که قبل از عقد قرارداد به کسی انجام می شود ، چه مشاغل و چه کارمند. مرحله میانی زمانی است که فرآیند اعطا می شود. این شامل کلیه مستندات برای نهایی شدن توافق است. سوم ، مرحله پس از اعطای جایزه وجود دارد. اینجاست که بسیاری از مدیریت و نگهداری قراردادها وارد می شوند.

این سه مرحله اساسی یک روش ساده برای نگاه به مدیریت قرارداد در سه مرحله است ، اما این روند پیچیده تر از آن است و بسته به این که دیدگاه شما دقیقاً مورد بررسی قرار می گیرد ، در مراحل بیشتری مشاهده می شود. بعداً درباره عمیق تر روند صحبت خواهیم کرد.

این کافی نیست که یک سازمان متخصصانی را در اختیار داشته باشد که بتواند مدیریت قرارداد را اداره کند. برای برآورده شدن روزافزون از انطباق و نیازهای تحلیلی ، باید با حضور فرایندها و همراهان نرم افزاری ، کارمندان تقویت شوند. هنگامی که یک استراتژی مدیریت قرارداد با موفقیت اجرا شد ، سازمانها می توانند انتظار داشته باشند که:

  • مزایای تجاری و بازده اقتصادی مورد انتظار تحقق می یابد.
  • تأمین کننده همکاری و پاسخگو به نیازهای سازمان است.
  • این سازمان با اختلافات یا غافلگیری های مربوط به قرارداد روبرو نیست.
  • ارائه خدمات برای هر دو طرف رضایت بخش است.

پایه و اساس مدیریت قرارداد بر اجرای فعالیتهای موفق پس از اعطای جوایز و بالادست متکی است. در مرحله مقدماتی ، کارکنان باید بر دلیل ایجاد قرارداد تمرکز کنند و در صورت تهیه کننده می توانند شرایط توافق را انجام دهند.

برای درک چگونگی عملکرد قرارداد پس از اعطای قرارداد ، توجه بیشتری لازم است. اجتناب از شگفتی های ناخواسته نیاز به تحقیق دقیق و شفافیت هدف در قرارداد واقعی دارد.

مدیریت قرارداد نیاز به سطح انعطاف پذیری برای هر دو طرف درگیر و تمایل به انطباق شرایط قرارداد برای بازتاب هرگونه شرایط تغییر دارد. مشکلات اجتناب ناپذیر است ، به این معنی که سازمان ها باید برای غیر منتظره آماده شوند و در صورت لزوم بتوانند شرایط قرارداد را تنظیم کنند.

قراردادها نقش مهمی در بحران پایان سه ماهه دارند و برای سازماندهی تلاشها و ساختار روند معمول قرارداد ، به مراحل تقسیم می شوند. وقتی به صورت دستی انجام شود ، ایجاد قرارداد می تواند بسیار وقت گیر باشد. این فرایند شامل چندین مرحله زیر است:

  1. درخواستهای اولیه  فرایند مدیریت قرارداد با شناسایی قراردادها و اسناد مربوطه برای پشتیبانی از اهداف قرارداد آغاز می شود.
  2. تهیه قراردادها  نوشتن قرارداد به صورت دستی یک فعالیت زمان بر است ، اما با استفاده از سیستم های خودکار مد یریت قرارداد ، این روند می تواند کاملاً ساده تر شود.
  3. مذاکره در مورد قرارداد.  پس از اتمام تهیه پیش نویس قرارداد ، کارکنان می توانند نسخه های قرارداد را با یکدیگر مقایسه کرده و هرگونه اختلاف را برای کاهش زمان مذاکره ذکر کنند.
  4. تصویب قرارداد.  نمونه ای که بیشتر تنگناها در آن رخ می دهد ، تأیید مدیریت است. کاربران می توانند با ایجاد گردش کار متناسب با تأیید ، از جمله مصوبات موازی و سریال ، برای جلوگیری از حرکت تصمیمات با سرعت سریع ، با این مقابله مقدماتی مقابله کنند.
  5. اجرای قرارداد.  اجرای قرارداد اجازه می دهد تا کاربران با استفاده از امضای الکترونیکی و پشتیبانی فکس ، روند امضا را کنترل و کوتاه کنند.
  6. مدیریت تعهد.  این امر به مدیریت زیادی در پروژه احتیاج دارد تا اطمینان حاصل شود كه تحویل تحویل توسط ذینفعان اصلی انجام شده است و ارزش قرارداد در مراحل اولیه رشد آن رو به وخامت نمی گذارد. 
  7. اصلاحات و اصلاحات.  جمع آوری کلیه اسناد مربوط به تهیه اولیه قرارداد کار دشواری است. هنگامی که موارد نادیده گرفته شده یافت می شود ، سیستم ها برای اصلاح قرارداد اصلی باید کار کنند.
  8. حسابرسی و گزارشگری  مدیریت قرارداد صرفاً مستلزم تهیه یک قرارداد و سپس وارد کردن آن به داخل کابینت تشکیل پرونده بدون فکر دیگری نیست. ممیزی قرارداد در تعیین انطباق هر دو سازمان با شرایط توافق نامه و هرگونه مشکل احتمالی که ممکن است بوجود بیاید مهم است.
  9. بازسازی.  استفاده از روشهای مد یر یت قر ا رداد دستی معمولاً منجر به از دست رفتن فرصتهای تجدید و از دست رفته درآمد تجاری می شود. اتوماسیون فرایند به یک سازمان امکان می دهد فرصتهای تجدید و شناسایی قراردادهای جدید را شناسایی کند.

بخش عمده ای از مدیریت قراردادها برای رسیدگی به این 9 مرحله کاهش می یابد. مدیریت چرخه عمر قرارداد بسیار مهم است. از آنجایی که انواع مختلف قراردادها مراحل مختلف خود را طی می کنند ، مدیران قرارداد باید بر تغییرات احتمالی یا نقض قرارداد نظارت داشته باشند. اگر کارمند یا شغلی از قرارداد خود ناراضی باشد ، ممکن است ارزش تغییر قرارداد را داشته باشد. پیروی از تعهدات پیمانکاری مهم است و همچنین اطمینان حاصل کنید که طرفین قرارداد خوشحال هستند.

در طی فرایند مدیریت قرارداد بارها وجود دارد که مدیریت چرخه عمر اهمیت پیدا می کند. عملکرد فروشنده و مدیریت ریسک ملاحظات مهمی در طول مد یر یت قر ا ر دادها است. به عنوان مثال ، اگر یک فروشنده نتواند به تعهدات پیمانکاری خود عمل کند ، ممکن است لازم باشد که قرارداد را مجدداً انجام دهید یا برخی از اقدامات انضباطی را اجرا کنید.

در حالی که به طور معمول مدیریت قراردادها بصورت دستی از طریق پوشه و پرونده های کابینت پرونده است ، این عمل همراه با ناکارآمدی است که تنها می تواند از کارایی کلی سازمان بکاهد.

ادغام با یک سرویس مدیریت خودکار قرارداد می تواند ساعتهای بی شماری از انسان را آزاد کند و فرآیندهای بی شماری را که مربوط به مدیریت یک قرارداد است ، خودکار سازد ، بنابراین ارزش بیشتری را برای یک شرکت ایجاد می کند. 

“قرارداد های نرم افزار مدیریت اطلاعات کلیدی در مورد قراردادهای مربوط به ارائه دهندگان، اجاره و صدور مجوز موافقت نامه ها، گفت:” رابرت پاول، مدیر عامل و موسس راب پاول BIZ وبلاگ . “هدف کلی نرم افزار مدیریت قرارداد ، ساده سازی وظایف اداری با ایجاد یک رکورد متمرکز و یکنواخت برای فرآیندهای هر قرارداد است.”

استفاده از نرم افزار مد یر یت قر ا ر داد می تواند نظارت بر قراردادهای پیچیده را بدون تکیه صرفاً بر روی اسناد و مدارک آسانتر کند.  

پاول گفت: “مهمترین جنبه نرم افزار مدیریت قرارداد این است که به کارمندان چندین مکان امکان دسترسی به قراردادها در یک مکان را می دهد.”

همه دانشگاه ها دارای مدرک مدیریت قرارداد نیستند ، اما برخی از مدارس این کار را انجام می دهند. دریافت این آموزش یکی از گزینه هاست ، اما درجه های شغلی دیگری نیز وجود دارد که شما را برای موفقیت در صنعت جای می دهد. از آنجا می خواهید تجربه مد یر یت قر ا ر داد را به نوعی اضافه کنید.

جارد ویتز ، مدیر عامل و بنیانگذار منبع سرمایه یونایتد گفت: “با داشتن مدرک لیسانس و چند سال تجربه در این زمینه ، می توانید از طریق NCMA (انجمن ملی مد یر یت قر ا ر د ا د ها) برای صدور گواهینامه اقدام و آزمایش کنید .” “در کنار تحصیلات و اعتبارنامه ها ، یک مدیر قرارداد باید مهارت های ارتباطی و نوشتاری کاملی داشته باشد و چشم به سازمان و مدیریت مهلت بکشد.”

همچنین داشتن مدرک حقوق می تواند سودمند باشد. دانش حقوقی هنگام صحبت با قرارداد بسیار مهم است. مدیریت قرارداد و مذاکره ، هر دو به دانش و تخصص حقوقی متکی هستند.

اگر می خواهید یک مدیر قرارداد تمام وقت شوید ، ایده خوبی است که با سایر مدیران قرارداد در ارتباط باشید تا بدانید که چگونه آنها به نقش فعلی خود وارد شده اند. هیچ کس روش رسمی برای تبدیل شدن به یک مدیر قرارداد وجود ندارد ، اما تجربه کسب و کار هنگام تبدیل شدن به یک مدیر قرارداد مهم است.

مدیران قراردادها به مدیریت جنبه های حقوقی و مالی قراردادها با مشاغل یا کارمندان کمک می کنند. برای شرکت هایی که به طور مکرر قراردادهای پیمانی منعقد می کنند ، استخدام یک مدیر قرارداد می تواند ایده خوبی باشد.

 

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.